Выбрать облачный сервис, которым вам будет удобно пользоваться. Прежде следует познакомиться с тарифами и возможностями.
Получить в налоговой инспекции или аккредитованном удостоверяющем центре КЭП на руководителя организации или на ИП. Сертификат выдают бесплатно, но придётся заплатить за специальный электронный носитель (токен) и программу криптозащиты.
Если нужно оформить КЭП на других работников, которые будут пользоваться системой ЭДО, нужно обращаться не в ФНС, а в коммерческие удостоверяющие центры.
На сайте выбранного оператора нужно подать заявление на подключение к его системе ЭДО, оплатить тариф, установить на ПК необходимые компоненты для работы сервиса.
Оповестить контрагентов, что документооборот может осуществляться в выбранном сервисе ЭДО.
В «ЭДО» Эвотора можно подключиться к одному или нескольким операторам: «Платформа ОФД», СБИС, «Контур. Диадок», «Такском». Документами можно обмениваться без перехода от одного оператора к другому в настройках.
Как совмещать бумажный и электронный документооборот
Очевидно, что не все контрагенты будут готовы перейти на ЭДО. Поэтому его придётся совмещать с классическими бумажными документами. Это вполне допустимо как во внутреннем, так и во внешнем документообороте.
При совмещении важно, чтобы один документ существовал лишь в одном виде — либо на бумаге, либо электронном формате с КЭП. Если контрагент направил документ по ЭДО, нельзя его распечатать и подписать от руки.
А вот что можно:
- с одними контрагентами обмениваться документами по ЭДО, с другими — на бумажных носителях;
- документы по одной сделки с контрагентом оформить на бумаге, а по другой — по ЭДО;
- подписать, например, договор, в бумажном варианте, а закрывающие документы к нему — по ЭДО;
- части сотрудников направлять электронные документы, а другой части — бумажные;
- одни отчёты в ФНС подавать в электронном виде — например, декларацию по НДС, — а другие на бумажном носителе.